Wie organisiere ich meine digitale Ablage

Wer papierlos arbeiten möchte, muss sich einige Gedanken machen. Ich hab das schon mal für euch erledigt.

Tipps für das papierlose Büro

Papierloses Büro?

Wer sich ein papierloses Büro einrichten will – eine digitale Ablage für das, was bisher viele Ordner in Anspruch genommen hat –, der kann viel falsch machen.

Nachdem ich mich einige Jahre und einige Steuererklärungen lang intensiv mit der Thematik beschäftigt habe, schreibe ich hier mal über meine aktuelle Lösung.

Wer mich kennt, weiß, dass ich gern herumtüftle und so habe ich einiges hinter mir. Mein aktuelles System läuft nun rund und ich kann es empfehlen.

Noch schnell eine Klarstellung zu Beginn: Das Wort Ordner ist so zweideutig, dass ich mich beim Lesen meines eigenen Artikels mehrfach selbst missverstanden habe. Darum vermeide ich das Wort Ordner und schreibe konsequent Verzeichnis für ein Verzeichnis auf dem Computer und Leitzordner für einen im Schrank stehenden Ordner zum Abheften von Papier-Dokumenten. Ich weiß natürlich, dass es auch andere Anbieter gibt, aber auf diese Weise ist immer klar, welche Art Ordner gemeint ist.

Wie alles begann – Gründe für ein papierloses Büro

Die Leitzordner-Lösung

Krankenversicherung, Andere Versicherungen, Steuer, Wohnung, Auto, Gewerbe, Anschaffungen, Verträge, Wertpapiere … ach, keine Ahnung mehr, wie es weiterging.

Ein kompletter Schrank voller Leitzordner erregte jedenfalls schon seit Langem mein gesteigertes Missfallen. Dann schickte wieder eine Versicherung neue Versicherungsbedingungen und noch eine. Zwei Leitzordner liefen schon über, aber trotzdem noch schnell etwas obendraufgequetscht.

Immer wieder diese ewigen Ablagen mit Dingen, die keine Sau jemals wieder brauchen würde, nervten mich wie blöd. Eine neue Lösung musste her und die war … noch nicht digital.

Die Mappen-Lösung

So zog es mich zu Büro Wahlich, zu Staples und zu Real auf der Suche nach Inspirationen. Und schnell war sie gefunden – die Mappen-Lösung.

Nun gab es Mappen in blau für die Steuer. Mappen in grün für Finanzthemen, in rot für Versicherungen und in gelb für irgendwas anderes. Briefe, Rechnungen und Dokumente wurden einfach nur hineingelegt und jede Mappe galt genau für ein Jahr.

So sammelten sich nun Mappen an, die nicht wie Ordner im Schrank standen, sondern unkompliziert aufeinander lagerten. Der Gedanke dahinter war klar: Endlich keine dicken Ordner mehr. Auch gelocht mussten die Dokumente nun nicht mehr werden.

Aber mit der immer größer werdenden Zahl an Mappen wuchs auch die Unübersichtlichkeit.

Die Online-Lösung

Fileee.com hieß der Anbieter einer Scan-Box für das Smartphone, den ich bei Kickstarter unterstützte. Erst als die Box kam, erkannte ich, dass diese Box nicht deren Hauptprodukt war. Nein, sie boten eine deutsche Cloud-Lösung, um die eigenen Dokumente online zu verwalten.

Cloud, deutsch, Start-up – das klang für mich alles super. Und so begann meine Odyssee über verschiedene Clouddienste zum Verwalten meiner digitalen Ablage.

Filieee hat es nicht geschafft, mich zu überzeugen. Darüber werde ich noch in einem anderen Beitrag schreiben.

Zunächst einmal verfolgte ich folgende Ziele:

  • Leitzordner einsparen
  • Ablagezeit einsparen
  • Benötigte Dokumente schneller finden
  • Von überall aus auf meine Dokumente zugreifen können
  • Vereinfachungen von Arbeitsabläufen
  • Und vor allem: Den ganzen Papierkram, den man kaum jemals wieder brauchen wird, irgendwo dorthin zu verbannen, wo er mir keinen wertvollen Lebensraum mehr stiehlt

»Aber die Menge der aufzuhebenden Dokumente ist doch die gleiche«, sagst du.

Nein. Zum einen kannst du einen nicht unerheblichen Teil eingehender Post nach dem Einscannen wegwerfen und behältst das gute Gefühl, dass du es ja im Notfall noch hast.

Zum anderen wirst du sicher auch einige dieser 10 Jahre zurückreichenden Leitzordner im Schrank stehen haben – vollgeklatscht mit überflüssigen Briefen. Wenn dann so ein Ordner überläuft, musst du einen neuen anlegen. Dann stehen schon zwei davon im Regal.

Und so sammelst du Versicherungsbedingungen, Kontoauszüge, Steuerdaten, Belege von Anschaffungen und weißichwas und dein Regalplatz wird immer mehr von Leitzordnern eingenommen.

Natürlich wirst du einige deiner Papier-Dokumente weiterhin aufheben müssen. Aber neben dir im Regal steht eben nur noch ein Leitzordner für das laufende Jahr, ein Leitzordner für das Vorjahr und noch ein dritter für die ewigen Dokumente. Der Rest muss wirklich nicht mehr in Griffweite sein und kann auch in den Keller oder den Speicher oder wo immer du Dinge hinpackst, damit sie aus den Füßen sind.

Dies war zumindest meine Wahrnehmung.

Während meiner ersten Gehversuche habe ich viele, viele Fehler gemacht und dementsprechend viel daraus gelernt. Darum soll es in diesem Blogbeitrag gehen.

Die wichtigsten Tipps zum papierlosen Büro zu Beginn

  1. Die Aufnahme eines Dokuments in dein digitales Archiv muss wie von selbst gehen, sonst schiebst du Dinge auf und erntest Chaos.

  2. Halte die Komplexität gering, weil du sonst nach kurzer Zeit dein eigenes System nicht mehr beherrschst.

  3. Das Wichtigste an deinem System ist nicht Automatismus, sondern Zuverlässigkeit – behalte das immer im Kopf.

Wohin mit den Originalen, den Papier-Dokumenten?

Es mag sonderbar anmuten, dass wir dem Verbleib der Papier-Dokumente beginnen. Diese Frage ist aber wichtig. Denn auch wenn ich alle meine Dokumente einscanne, bin ich doch verpflichtet, viele davon im Original für einen gewissen Zeitraum aufzuheben.

Nach dem Einscannen sollte man sich daher seine Dokumente genau ansehen.

Dokumente nach Aufbewahrungsfrist ablegen

Während es bei einem Unternehmen mehrere Aufbewahrungsfristen gibt, würde ich aus Vereinfachungsgründen für Privatleute meine Dokumente in drei Kategorien einteilen:

  1. Unwichtige Dokumente (Prospekte, Gratulationen, Weihnachtsbriefe)
  2. Dokumente mit begrenzter Aufbewahrungsfrist
  3. Dokumente, die unbegrenzt aufbewahrt werden müssen

Wo tun wir diese Dokumente nun hin?

  1. Unwichtiges: in den Papierkorb.
  2. Begrenzt aufbewahrungspflichtige Dokumente: jedes Kalenderjahr bekommt einen eigenen Leitzordner im Schrank, der unkompliziert nach 11 Jahren entsorgt werden kann.
  3. Einen weiteren Leitzordner für alles, was ewig aufgehoben werden soll.

Schauen wir uns das im Einzelnen an.

1. Der Papierkorb

Viele Dokumente können nach dem Einscannen weggeworfen werden. Ziel ist es nicht, Werbematerial in Leitzordnern abzuheften, oder Weihnachtsbriefe.

Es lohnt sich also durchaus, vor dem Ablegen darüber nachzudenken, ob man das Original in einem unwahrscheinlichen Fall noch einmal brauchen könnte. Ist man sich unsicher, legt man es sicherheitshalber ab. Das wars.

Es sei an dieser Stelle auch erwähnt, dass es bei Prospekten nicht unbedingt Sinn macht, jeden Blödsinn einzuscannen. Wenn ich mich gerade im Auswahlprozess bestimmter Produkte befinde, spricht nichts dagegen, die Papierversionen der Prospekte nicht einzuscannen, sondern einfach in einem Ablagekörbchen zu lagern. Bitte nicht vergessen, den Quatsch dann nach dem Kauf gesammelt zu entsorgen.

3. Der ewige Leitzordner

Ja, wir haben den zweiten Punkt übersprungen und behandeln zunächst den Leitzordner für dauerhaft aufzuhebende Dokumente. Nicht alles darin muss wirklich ewig aufgehoben werden. Aber es handelt sich um eine so untergeordnete Menge an Papier, dass alles wahrscheinlich in einen Leitzordner passt.

Was kommt hier hinein:

  • Kopien von Personalausweis, Führerschein, Reisepass usw.
  • Geburtsurkunden
  • Meldebescheinigung
  • Mietvertrag
  • Zeugnisse
  • Sozialversicherungsbescheinigungen
  • Brillenpass

Ich denke, diese Beispiele genügen, um einen Eindruck zu bekommen. Alle diese Dokumente sind in einem Leitzordner, den man mit Laschen unterteilen kann. Aber selbst, wenn man das nicht tut, ist alles so überschaubar, dass man etwas finden müsste, wenn man es sucht.

Warum Kopien von Personalausweis, Führerschein usw? Sollte man etwas davon verlieren oder etwas im Urlaub geklaut werden, ist das Leben sehr viel leichter, wenn man sie wenigstens noch in Kopie vorlegen kann, um Ersatzdokumente ausgestellt zu bekommen.

2. Leitzordner für jedes Jahr mit 11-jähriger Aufbewahrungsfrist

Meine ersten Versuche machte ich mit einer Ikea-Plastikkiste, in die ich alle Dokumente einfach nach dem Scannen ohne System hineinwarf.

Nach einigen Jahren Erfahrung möchte ich davon abraten. Man braucht tatsächlich gelegentlich noch mal das eine oder andere Schreiben. Darum sollte man darauf achten, alles effizient, aber doch schnell auffindbar abzulegen.

Daher habe ich meine Abneigung gegen Leitzordner wieder abgelegt und empfehle für die Dokumente eines Jahres je einen Leitzordner.

Alle Belege werden nach dem Scannen peinlich genau nach Belegdatum eingeordnet. Diese Mühe sollte man sich machen.

Schreibt ein Anbieter so etwas wie »Im November 2021«, wird es eben unter dem nullten November abgelegt. Auf diese Art und Weise gibt es einen klaren Bezug vom Dateinamen in eurem digitalen Archiv zum Belegdatum des Dokuments.

Benötigt ihr nun das Original eines Dokuments, braucht ihr nur das Dokumentdatum (das Teil des Dateinamens ist – dazu kommen wir später) und ihr werdet es sehr schnell finden.

Und nach 11 Jahren könnt ihr den Inhalt des Leitzordners dann ganz einfach vernichten.

Wo die Dokumente meines digitalen Archivs abspeichern?

Nach vielem Hin und Her empfehle ich, dass ihr eure Dokumente ganz einfach als PDF im Dateisystem eures Computers abspeichert.

Ich habe wirklich viele teils unzuverlässige Services ausprobiert. Wem nutzt etwas, das nicht sicher oder unzuverlässig ist? Ihr ärgert euch nur.

Papierloses Büro in der Cloud

Ich bin ein Fan der Cloud und kann nicht verstehen, warum so viele Leute damit ein Problem haben.

Offen gestanden wundere ich mich darüber, wie viele Leute mir stolz erzählen, dass sie sich eine NAS eingerichtet haben (Netzwerkspeicher mit mehreren Festplatten). Dazu ist schon einiges an Einarbeitung nötig und schnell macht man etwas falsch und verliert trotzdem alle Daten. Nur ein getestetes Backup ist ein gutes Backup!

Eure NAS nutzt euch nichts, wenn ihr nach dem Abrauchen einer Festplatte feststellt, dass etwas mit der Spiegelung eurer Daten schiefgegangen ist. Und das passiert auch Profis. Guckst du hier: https://www.youtube.com/watch?v=dqi3JeJpozo

Meine Dropbox hat mich schon oft gerettet und sie bleibt der Service, den ich am liebsten nutze. Was mich betrifft, bin ich sicher: Ich würde niemals in der Lage sein, mir ein so zuverlässiges System aufzubauen, wie es die großen Cloud-Anbieter haben. Und da sich meine Dokumente ja auf mehrere Rechner replizieren, habe ich über mehrere Rechner Sicherheitskopien.

Und was viele nicht wissen: Die Dropbox (aber auch einige andere Cloud-Services) bieten die Möglichkeit, gelöschte Dokumente wiederherzustellen.

Getestet habe ich auch die OneDrive und iCloud. Das Schöne an der OneDrive ist, dass man 1 TB mit Office 365 zusammen als Abo erhält. Wer also MS Office braucht, hat damit automatisch auch eine OneDrive.

Die iCloud ist wunderbar ins Apple-System integriert, hat mir persönlich aber zu wenige Einstellungsmöglichkeiten. Das macht sie allerdings nicht ungeeignet.

Meine Cloud-Dokumente verschlüsseln?

Ja, alle guten Cloudanbieter speichern deine Daten in Amerika. Darum halte ich meine Dokumente in der Cloud verschlüsselt.

Zwei von mir getestete Services sind: Cryptomator und Boxcryptor.

Und ja, es kostet etwas. Muss alles kostenlos sein? Nein. In erster Linie muss es zuverlässig sein. Schließlich will ich zu Hause Leitzordner einsparen, Schrankplatz einsparen und auch Lebenszeit einsparen, die ich sonst auf das Sortieren meiner Dokumente in chronisch überfüllte Leitzordner verschwenden würde (so zumindest meine Erinnerung).

Dateibenennung meiner digital abgespeicherten Dokumente

Es ist ganz wichtig, seine Dokumente nach einem einheitlichen Muster zu benennen. Denn Auffindbarkeit ist das wichtigste Kriterium für den Erfolg deines papierlosen Büros überhaupt.

Ich benenne alle Dokumente nach folgendem Schema:

2022-01-15 Dr. Dolittle – Rechnung – 87,53 Euro.pdf

Schreibe ich jemandem eine Nachricht, stelle ich ein @ davor:

2022-01-15 @ Hornbach – Reklamation Duschabtrennung.pdf

Manche Anbieter schreiben gelegentlich kein konkretes Datum auf ihre Schreiben. Also so etwas wie »im Januar 2022«. Auch wenn so etwas erst am Monatsende eingeht, kriegt es als Tag immer die 00:

2022-01-00 Axa – Änderung Versicherungsbedingungen.pdf

Sollte es Prospekte geben, die ich nur dem Jahr zuordnen kann, in dem ich sie erhalten habe, schreibe ich:

2022-00-00 Baba – Prospekt Irgendwas.pdf

Wobei wir uns bitte erinnern, dass man überlegen sollte, ob ein solcher Prospekt überhaupt aufgehoben werden muss.

Nicht empfehlenswerte Datums-Schreibweisen

Nicht empfehlen kann ich folgende Schreibweisen:

2022-01 Axa – Änderung Versicherungsbedingungen.pdf
2022 Obi – Prospekt Irgendwas.pdf

Zumindest macOS sortiert Zahlen irgendwie anders. Ich habe Dinge auf diese Weise lange suchen müssen. Darum bleibe ich strikt bei meiner Datums-Schreibweise: JJJJ-MM-DD.

Ebenfalls nicht empfehlenswert ist:

15.01.2022 Anbieter – Leistung.pdf

So etwas lässt sich nicht vernünftig sortieren.

Außerdem empfehle ich, das Datum durch ein Minus zu trennen. Also 2022-01-15 und nicht 20220115. Letzteres würde zwar genügen. Ich habe das allerdings schon hinter mir.

Das Auge verläuft sich bei 8 Stellen schnell. Dann vertut ihr euch, müsst genau hinsehen, findet etwas nicht. Nein, das Format 2022-01-15 ist für mich das am besten lesbare.

Die Verzeichnisstruktur meiner digitalen Ablage

Mein digitales Archiv besteht aus fünf Ablageverzeichnissen bzw. Verzeichnistypen.

  • EINGANG
  • WORKFLOW
  • STEUER
  • DOKUMENTE
  • 2022 (Jahreszahl)

EINGANG

Wozu braucht man ein EINGANGs-Verzeichnis? Getting Things Done lässt grüßen.

Mach nicht den Fehler, deine Dokumente immer sofort einsortieren zu wollen. Wichtig ist nicht, dass neue Dokumente sofort vollständig verarztet sind. Wichtig ist vor allem, dass sie erfasst sind.

Ich empfehle daher, wenn eine neue Rechnung hereinkommt, dass du sie sofort scannst. Sobald sie in deiner digitalen Ablage im EINGANGs-Verzeichnis liegt, ist das Wichtigste schon geschafft.

Das EINGANGs-Verzeichnis muss nicht unbedingt im gleichen Verzeichnis wie dein papierloses Büro liegen. Es muss auch nicht EINGANG heißen. Wichtig ist nur, dass du weißt, wo neue Dokumente aufschlagen und dieses Verzeichnis regelmäßig durchschaust. Ich mache das einmal pro Woche.

Wenn ich mein EINGANGs-Verzeichnis durcharbeite, bezahle ich auch Rechnungen. Sollten weitere Aufgaben nötig sein, wandert das Dokument in das Verzeichnis WORKFLOW.

WORKFLOW

Manchmal ist mit einem Dokument noch etwas zu tun. Bei mir ist dieser Bereich relativ übersichtlich, darum verzichte ich auf ein Verzeichnis WARTEN.

Nehmen wir an, ich erhalte einen Brief, den ich beantworten muss. Dies wird erledigt, wenn ich mein EINGANGs-Verzeichnis durcharbeite. Dann wandert das Dokument nach WORKFLOW.

Gibt es zu einem Vorgang eine größere Anzahl Dokumente, eröffne ich dazu ein Unterverzeichnis. Also

WORKFLOW / Reklamation Hornbach

Geschieht dann ein Vorfall wie bei mir, als ich mir mit der Firma Hornbach wegen einer völlig klaren Sache Hin- und Herschreiben musste – bleibt alles so lange im WORKFLOW-Verzeichnis, bis die Sache erledigt ist.

So habe ich immer einen Überblick über alle offenen Dinge. In einem normalen Leben sind nicht so viele Workflows offen, dass man in der Gefahr steht, den Überblick zu verlieren. Sonst eben Unterverzeichnisse anlegen.

STEUER

Die Einkommensteuer-Erklärung ist für mich immer die Feuertaufe bei Änderungen meines Systems. Denn dann zeigt sich, ob ich meine Ablage wirklich im Griff habe und alles schnell finde.

Alles, was steuerrelevant sein könnte, KOPIERE ich ZUSÄTZLICH ins Verzeichnis STEUER.

Bei der Steuererklärung gehe ich alle diese Dokumente durch, suche mir zusammen, was noch fehlt und gehe dann ans Werk.

DOKUMENTE

Dokumente sind bei mir zeitlos. Personalausweis, Reisepass, Impfpass, Führerschein, Meldebescheinigungen, Mietvertrag.

Ja, auch der Mietvertrag, obwohl er in einem konkreten Jahr abgeschlossen wurde, hat eine so lange Gültigkeit, dass ich ihn zumindest AUCH hier hineinkopiere.

Meine Jahres-Verzeichnisse für erledigte Dokumente

Alle erledigten Dokumente wandern in ein Verzeichnis mit der konkreten Jahreszahl.

Dort lege ich für jeden einzelnen Kontakt ein eigenes Unterverzeichnis an. Ich habe mich früher auf die Suchfunktion verlassen, und alle Dokumente nur eine einem Verzeichnis mit der Jahreszahl abgeworfen, aber das ist nicht empfehlenswert.

Habe ich also ein Dokument der R+V-Versicherung, liegt es später hier (Schrägstriche stehen für Verzeichnisse):

2022 / R+V / 2022-01-15 R+V – Kfz-Versicherung – 273,53 Euro.pdf

Spezialfälle

Erledigte Workflows

Mein Hornbach-Beispiel bildet leider nicht alle Vorkommnisse in ihrer vollständigen Komplexität ab. Als meine Hornbach-Reklamation endlich erledigt war, verschob ich das komplette Verzeichnis in das Jahresverzeichnis mit den erledigten Dokumenten.

Nun bin ich aber auch privat krankenversichert. Ich muss also regelmäßig Arztrechnungen an meiner Krankenversicherung senden, warten, bis die antwortet, Kosten erstattet und ggf. reklamieren.

Hier gibt es für einen Vorfall mehrere Absender. Einmal die Private Krankenversicherung (PKV), aber auch die Ärzte.

Ich helfe mir hier, indem ich Dokumente doppelt ablege. Einmal die Arztrechnungen bei den Ärzten. Das Anschreiben an die PKV wartet dann in einem Unterverzeichnis des WORKFLOW-Verzeichnisses, bis alles erstattet wurde. Dann wandert alles ins Verzeichnis des Versicherers.

Alias-Dokumente, Tags, Spotlight-Kommentare

Als Apple-Nutzer bietet mir macOS ja einige schöne Möglichkeiten. Dazu gehören Alias-Dokumente. Das ist etwas Ähnliches wie die Verweise unter Windows.

Diese Optionen nutze ich nicht. Ich verwende auch keine Tags, aber für unwichtigere Notizen die Spotlight-Hinweise.

Warum gehe ich so vor? Weil ich möchte, dass mein System jederzeit portabel ist. Ich habe momentan bestimmt nicht vor, auf Windows zu wechseln. Aber wenn ein solcher Wechsel nötig sein sollte, möchte ich damit sicherstellen, dass meine digitale Ablage weiterhin funktioniert.

Das bedeutet, ich gehe bewusst Kompromisse ein bei der Usability ein und nutze nicht alle Tricks, die mir macOS bietet.

Das gibt mir aber auch die Sicherheit, dass ich regelmäßig meine digitale Ablage von der Dropbox auch noch einmal als Sicherheitskopie in die in unseren Haushalt ebenfalls vorhandene OneDrive kopieren kann. Dort würden alle Tags und Spotlight-Kommentare verloren gehen.

Dann verzichte ich doch lieber gleich darauf und habe bei Problemen weniger Kopfschmerzen.

Noch ein Hinweis für alle, die gern mit den Farbmarkierungen von macOS arbeiten. Vorsicht, wenn ihr zwei Farben gleichzeitig vergebt. Die sind beide im Finder zu sehen, aber nur die erste wird bei definierten Suchabfragen gefunden.

Hazel

Für Mac-Nutzer gibt es ein Tool namens Hazel. Ich habe einige dieser Automatisierungs-Tools – auch KeyboardMaestro, Alfred, Default Folder X.

Automatisierungen sind etwas Schönes, WENN sie funktionieren. Aber nur dann. Ich muss mich wirklich darauf verlassen können.

Ja, Hazel würde mir die theoretische Möglichkeit bieten, ein Dokument automatisch nach einem Datum zu durchsuchen, das erste auftretende Datum als Rechnungsdatum zu verwenden und automatisch aus 15.01.2022 das Präfix 2022-01-15 zu machen.

Aber leider ist es so einfach nicht. Ich habe immer wieder Dokumente, die völlig anders aufgebaut sind. Und es passiert so schnell, dass man etwas übersieht.

Ich habe viel mit Hazel herumprobiert, nutze es aber nur für relativ unkomplexe Vorfälle. Zum Beispiel, um ein Dokument vom Scan-Verzeichnis ins Eingangsverzeichnis zu übertragen.

Aber darf ich dann mal ganz blasphemisch fragen: Warum nicht einfach das Scan-Verzeichnis zum Eingangsverzeichnis ernennen? Ist doch viel sicherer.

Scanbot

Mit welchem Tool scanne ich eigentlich? Ich habe irgendwann die Scanbot-App für mein iPhone gekauft. Inzwischen hat die Firma ein Nachfolgetool herausgebracht, das mit einem Abo-Modell verbunden ist.

Ich persönlich habe kein Problem mit Abo-Modellen, wenn sie funktionieren. Wer will, kann sich aber auch Scannable oder Microsoft Lens ansehen. Beide Tools habe ich eine Weile verwendet. Scannable während meiner Nutzung von Evernote. Microsoft Lens bei OneNote. Ich hab also schon einiges durch.

OCR-Scan

OCR-Scan (Optical Character Recognition = Texterkennung) macht eingescannte PDFs durchsuchbar.

Suche ich später ein Dokument, das von mir falsch benannt wurde oder dessen Dateibenennung nicht dem entspricht, wonach ich später suche, findet man ein OCR-gescanntes Dokument auch anhand eines Textes im Dokument.

Manchmal ist das hilfreich. Ich habe allerdings festgestellt, dass ich persönlich auf OCR-Scan verzichten kann, wenn ich meine Dokumente bereits nach Anbietern vorsortiere – also jeder Anbieter sein eigenes Verzeichnis erhält.

Riesige Dokumente

Einige Anbieter erfreuen mich, indem sie mir gelegentlich neue Versicherungsbedingungen oder ähnliche Dinge schicken. Manche dieser Dokumente sind sehr umfangreich. Ich habe gerade neue Versicherungsbedingungen eines Versicherers erhalten.

Was tust du nun damit? Dieses gebundene Heft aufschneiden und jede Seite einzeln einscannen? Wozu das?

Niemand – wirklich niemand – hat Interesse daran, sich diesen Unsinn jemals anzusehen. Es sei denn, die Versicherungsgesellschaft (oder welcher Anbieter auch immer) hat einen rechtlichen Fehler eingebaut und es ist nötig, dass später ein Anwalt diesen rechtlichen Quatsch durcharbeitet.

Genauso sieht es doch aus. Also, warum sollte man sich die Mühe machen, das Ding vollständig einzuscannen. Wichtig ist doch nur, dass es irgendwo greifbar ist. Also scannst du von solchen buchähnlichen Ausarbeitungen nur die Frontseite ein und legst es dann ordentlich in deinem Jahres-Leitzordner unter dem Anbieter ab.

Dort kann das Dokument in Ruhe vor sich hingammeln. Und solltest du es jemals brauchen, genügt die PDF der Frontseite mit dem Datum des Dokuments, um es später wiederzufinden, falls das jemals nötig sein sollte.

Wichtige abschließende Tipps zum digitalen Büro

Wie mit alten Dokumenten verfahren?

Wichtiger Tipp: Die Vergangenheit ruhen lassen.

Sehr wichtiger Tipp: Die Vergangenheit ruhen lassen.

Wichtigster Tipp überhaupt: Die Vergangenheit ruhen lassen.

Ja, ich weiß. Du bist nun motiviert und willst möglichst schnell, möglichst viel digitale Ablage haben. Also nimmst du dir das Vorjahr und fängst an zu scannen. Beachte dabei aber:

Alte Dokumente werden zunehmend unwichtiger. Vergiss sie und sorge dafür, dass du sie auf konventionelle Weise verwaltest. Such dir die paar Dokumente heraus, die zeitlos sind (Führerschein, Mietvertrag usw). Alles andere bleibt dort, wo es ist.

Nutze deine Zeit, um ein neues System aufzubauen, den Umgang damit zu erlernen und sicher darin zu werden. Der Wunsch, alte Dokumente nachträglich einzuscannen, ist nachvollziehbar und diesen Wunsch haben sicher die meisten.

Dieser Wunsch ist aber REINER PERFEKTIONISMUS – und Perfektionismus hat noch nie jemanden weitergebracht. Du bindest dir damit eine Kugel ans Bein, investierst unglaublich viel Zeit in Dinge, die du nie mehr brauchen wirst und verlierst bald den Spaß an der Sache, weil du nämlich unendlich viel einzuordnen hast.

Sobald du den Spaß verlierst, fängst du an zu schludern. Wenn du schluderst, kannst du die Sache eh vergessen.

Das Schludern in den Dokumenten der Vergangenheit überträgt sich dann auf deinen Umgang mit aktuellen Dokumenten. Und plötzlich hast du gar keinen Bock mehr. Ich hab das alles mehrfach durch. Lass es! Beginne heute und vergiss alles, was gestern war.

Halte alles einfach

Noch ein sehr wichtiger Tipp: Mach es nicht zu kompliziert.

Verwende keine Tags oder sonstiges fancy Zeugs. Du glaubst gar nicht, wie schnell du die Grundzüge deines so pedantisch durchgeplanten Tagging-Systems wieder vergisst. Ich habe mit Devonthink unglaublich viel durchprobiert. Darum folgender Merksatz:

Ein Tag ist nur dann sinnvoll, wenn es durchgängig und konsequent gesetzt wird. Nur dann. Alles, was du dir nicht merken kannst – und von mir kann ich sagen, dass du dir so gut wie gar nichts merken kannst –, ist purer Unsinn.

Ich habe beim Versuch, Workflows und Wiedervorlagen umzusetzen, unglaublich viel ausprobiert. Am frustrierendsten war es dann, wenn ich mir ein neues System ausgedacht habe und feststellen musste, dass es das schon gab. Tatsächlich: Ich hatte mit etwas Ähnlichem schon ein Jahr zuvor begonnen. Das Blöde: Die Erinnerung daran war völlig weg.

Mach dein System nicht so kompliziert, dass du eine Bedienungsanleitung brauchst, um es zu verstehen bzw. im Kopf zu behalten. Es gibt nichts Blöderes, als recherchieren zu müssen, wo man Dinge finden könnte, die man unbedingt braucht.

Und das Allerblödeste ist es, wenn du Geld verlierst, weil du deine Wiedervorlage nicht im Griff hast und bei der Steuer oder sonstigen Erstattungen Dinge nicht anmeldest, weil dir vor lauter komplexem Tagging-System gerade diese wichtigen Dinge durchgerutscht sind.

Dein Ziel ist maximale Einfachheit. Wenn du plötzlich ins Krankenhaus musst, sollte jemand dein System verstehen können, der das Verzeichnis das erste Mal öffnet.

Dein Ziel ist nicht, dass du auf Knopfdruck alle möglichen Dokumente vorausgewertet zusammengestellt bekommst. Als Tüftler kann ich dir sagen: Du wirst schon in einem Monat vergessen haben, was du dir heute als supergeiles System ausgedacht hattest.

Sammle Erfahrungen

Lerne deine Anforderungen an dein digitales Ablagesystem kennen.

Gesteh dir zu, Fehler machen zu dürfen. Arbeite mit einem doppelten Boden, bis zu sicher bist, dass dein System auch trägt. Es ist nichts dabei, offene Vorgänge zusätzlich noch eine Weile in einem Ablagekörbchen parallel zu halten, bis das Handling mit rein digitalen Dokumenten vollständig sitzt.

Ja, es ist sogar besser, wenn du die paar offenen Workflows generell auf Papier hältst, wenn das für dich einfacher ist.

Wichtig ist in erster Linie, dass dir dein System hilft, dich besser zu organisieren. Wenn du ein Hybrid-Typ bist, dann sei ein überzeugter Hybrid. Vielleicht brauchst du einfach nur deine Zeit. Aber selbst wenn nicht, ist das völlig okay.

Fazit

Eine digitale Ablage – ein papierloses Büro – funktioniert bei mir hervorragend. Ich habe sehr viele Leitzordner und unnützen Schrankplatz einsparen können.

An Software habe ich ausprobiert: Filieee, Devonthink, Evernote, OneNote, wieder Devonthink, wieder Fileee und schließlich bin ich wo gelandet? Beim ganz normalen Speichern im Dateisystem und in der Cloud mit Boxcryptor.

Ich habe viele Höhenflüge hinter mir und ebenso viele Frustrationen. Was ich jetzt verwende, kann ich durchhalten. Es ist einfach und doch komfortabel genug, um gut damit arbeiten zu können.

Ich kann dieses System jedem empfehlen.

Zurück

Kommentare

Einen Kommentar schreiben

Bitte addieren Sie 6 und 9.

*)
Mit einem Sternchen markierte Eingabefelder müssen ausgefüllt werden.
Bei „Name” darf auch ein Pseudonym stehen. Weiteres in meinen Datenschutzhinweisen.
Kommentare sind zunächst unsichtbar und werden von einem Moderator gesichtet.