Weiterentwicklung meines Papierlos-Systems

Der letzte Teil ließ noch einige Wünsche für meine digitale Ablage offen. Meine aktuelle Vorgehensweise ist etwas nerdig, aber sie funktioniert.

Mein papieloses Büro - Update

Vor einiger Zeit hatte ich über meine papierlose Ablage berichtet. Ich hatte ja relativ lange gehadert und herumversucht.

Nun glaube ich, ein verwendbares System gefunden zu haben und stelle ein paar Neuerungen gegenüber meiner letzten Version vor, die gut zu funktionieren scheinen.

Toolsammlung für das papierlose Büro: Dropbox, Boxcryptor und EasyFind

Ich arbeite auf dem Mac. Die Spotlight-Suche ist eigentlich traumhaft, aber mein Wunsch, meine Daten in der Cloud verschlüsselt zu halten, stößt sich irgendwie daran. Mit EasyFind habe ich nun ein Tool gefunden, das mir die Suche auch bei verschlüsselten Daten ermöglicht.

Mein Toolset für das papierlose Büro ist also:

  1. Dropbox als Cloud-Speicher – und ja, ich will meine Daten in der Cloud haben und nicht lokal.
  2. Boxcryptor als Verschlüsselungssoftware.
  3. EasyFind, um trotzdem alles schnell finden zu können.

Diese drei Tools arbeiten sehr zuverlässig zusammen.

Sonderzeichen

Auf dem Mac habe ich natürlich gern mit den Möglichkeiten der Spotlightsuche gearbeitet – also mit Tags, Aliases und Spotlight-Kommentaren.

Leider musste ich immer wieder feststellen, dass diese Dinge den Weg über die Cloud nicht überstanden haben. Wobei es wohl weniger an der Cloud, sondern vielmehr an den Verschlüsselungstools lag.

Was also tun?

Auch wenn es nicht hübsch aussieht, habe ich mich entschlossen, für mich nötige Hinweise direkt im Dateinamen einzubauen.

Drei Sonderzeichen, die scheinbar problemlos im Dateinamen verwendet werden können (Windows ist da zickiger als macOS) sind:

  • als Tagsymbol

  • @ als Kennzeichnung für Dokumente, bei denen ich Absender war (im Gegensatz zu allen nicht so gekennzeichneten Dokumenten, bei denen ich Empfänger bin)
  • $ für Dokumenten-Sets. Also um z. B. einen Brief andere Dokumente als Anlagen anzuhängen

Meine Tags für das papierlose Büro

Man muss es einfach halten. Das hatte ich ja in meinem ersten Beitrag schon geschrieben.

Darum verwende ich momentan drei Tags, um Workflows abzubilden.

  • #ok – für alles, das erledigt ist
  • #warten – für alles, das auf den Weg gebracht ist und nun auf Rückmeldung oder Bezahlung wartet
  • #rekl – wenn etwas reklamiert wurde und aus diesem Grund noch offen ist
  • #pruefen – wenn ein Eingang noch etwas Zuwendung benötigt

Sinnvoll könnte noch ein Tag #bez sein für Dinge, die man bezahlen muss. Es gab eine Zeit, da bezahlte ich Rechnungen grundsätzlich freitags – und dann alle zusammen. Inzwischen mache ich das, wenn ich etwas einscanne. Bei der überschaubaren Anzahl von Rechnungen genügt das.

Mein Datums-System

Jetzt wirds möglicherweise für den einen oder anderen etwas skurril.

Meine bisherige Vorgabe für einen Dateinamen lautete:

2022-03-17 Firma – Rechnung Blabla – 200 Euro.pdf

An einigen Stellen verwende ich noch dieses Format. Dieses lange, sperrige Datum am Beginn lässt manche Dateinamen so lang werden, dass ich nicht alles im Finder sehen kann, was ich möchte.

Meine aktuelle Lösung dazu ist unkonventionell und kam daher, dass ich vor längerer Zeit darüber nachdachte, wie ich denn Versionen von Programmen, Grafiken oder Videos benennen könnte.

Kurzschreibweise für das Datum

Ich habe ein vierstelliges Kürzel für das Tagesdatum entwickelt. Das heutige Datum sieht bei mir nun so aus: c317.

Das C steht für das Jahr 2022, denn die Idee dazu hatte ich im Jahr 2020 – also im Jahre A.

Die 3 steht für den Monat März. Und alle Freunde des hexadezimalen Zahlensystems ahnen schon: nach September geht es weiter mit A für Oktober, B für November und C für Dezember. cb17 wäre also der 17.11.2022.

Umstellung der Position des Datums

Man mag nun diskutieren können, ob ein Datum am Beginn des Dateinamens wirklich Sinn macht. Nach einigem Hin und Her empfand ich die wichtigste Information im Dateinamen, mit wem ich zu tun habe.

Darum sehen meine Dateinamen nun so aus.

firma.c317.rechnung-irgendwas.200,00.#ok.pdf

Ja, ich habe das unterjährig umgestellt. Nein, ich ändere nicht alle alten Dateinamen ab. Und ja, tatsächlich komme ich damit gut klar.

Dokumente, die ich an andere versandt habe

Wenn der Name der Firma, mit der ich zu tun habe, vorn steht, gefolgt vom Datum – dann gibt es eine Sache, die zu klären war: Wo und wie wird beschrieben, dass es sich um ein ausgehendes Schreiben handelt. Also einen Brief von mir an einen Empfänger.

So sieht ein eingehender Brief aus:

firma.c317.rechnung-irgendwas.200-euro.#ok.pdf

Und so ein ausgehender:

firma.c317@.rechnung-irgendwas.200-euro.#ok.pdf

Auf diese Weise bleibt die Sortierung erhalten und aller Schriftverkehr wird sauber nach Datum untereinander dargestellt.

Wenn ich diese Reihenfolge noch beeinflussen möchte, um irgendwie darzustellen, dass zunächst ein Brief der Firma X einging und dann beantwortet wurde, löse ich das so:

firma.c317a.rechnung-irgendwas.200-euro.#rekl.pdf firma.c317b@.reklamation-irgendwas.200-euro.#rekl.pdf

Dokumentenbeziehungen als Tags

Wie geht man nun damit um, dass Dokumente miteinander verbunden werden können.

Bei komplexen Sachverhalten wie der Steuererklärung kopiere ich alle benötigten Dokumente/Anlagen in meinen Dateiordner Steuer 2022. Darunter liegt dann noch mal eine Dateistruktur. Diese Dokumente speichere ich also doppelt. Ich denke, das macht Sinn und vereinfacht auch die Arbeit damit.

Bei einfacheren Vorgängen – dabei denke ich an die private Krankenversicherung, hatte ich bisher auch so gearbeitet. EasyFind macht aber einen so guten Job, dass ich davon nun abgekommen bin.

Eingehende Dokumentenbündel

Gerade von Versicherungen erhält man manchmal mit einem Anschreiben ein ganzes Bündel an Dokumenten:

  • Anschreiben
  • Bescheinigung für die Steuererklärung
  • Bescheinigung für den Arbeitgeber
  • Aufschlüsselung der Beitragsanpassung
  • Anpassungsgründe
  • Vertragsveränderungen

Wie man an dieser Aufstellung sieht, müssen einzelne dieser Dokumente, die alle in einem Umschlag kamen, an unterschiedliche Stellen gegeben werden. Es macht daher keinen Sinn, alles zusammen in eine einzige PDF-Datei zu scannen.

In solchen Fällen scanne ich die Einzelteile dieses Pakets in unterschiedliche PDFs und gebe ihnen dann ein Tag für ein Dokumentenbündel. Nennen wir es Set, weil ich das $-Zeichen verwende.

Im obigen Fall gäbe es also folgende Einzeldokumente:

  • firma.c317.anschreiben-versicherung.$c317.pdf
  • firma.c317.steuerbescheinigung.$c317.pdf
  • firma.c317.ag-bescheinigung.$c317.pdf usw.

Durch das Tag $c317 binde ich alles quasi zusammen. Suche ich danach, finde ich sofort alle Dokumente, die ich mit dem gleichen Anschreiben erhalten habe (falls ich das denn tatsächlich einmal brauchen sollte).

Und ja, es gibt tatsächlich Fälle, in denen das Tagesdatum allein nicht ausreicht, weil man mehrere Briefe vom gleichen Absender erhält. Eine solche Situation kann aber auch auftreten durch die sonderbare Sitte, Briefe nicht mit einem Tagesdatum zu verschicken, sondern mit dem Hinweis »Im September 2021«, wodurch mehrere Briefe das Datum b900 erhalten würden.

Ausgehende Dokumenten-Sets

Der umgekehrte Fall kann häufiger auftreten: dass ich Dokumente mit Anlagen versende. Früher habe ich dazu einen extra Dateiordner erstellt und alles hineinkopiert. Heute belasse ich sie an ihrer Stelle, füge aber dem Dateinamen ein Set-Tag hinzu.

Wenn mich die Axa also wieder mal mit nicht übernommenen Arztkosten nervt, könnte das so aussehen:

  • axa.c317@.reklamation dr meier.$c317.#rekl.pdf
  • dr meier.c205.rechnung.125-euro.$c317.#rekl.pdf
  • dr meier.c205.rezept.20-euro.$c317.#rekl.pdf

Was hier nun gefährlich unübersichtlich aussieht, ist eigentlich sehr einfach – immer vorausgesetzt, dass man verstanden hat, was ich tun will: einen Workflow abbilden.

Es muss auch niemand so nachmachen. Ihr könnt euch davon ja auch inspirieren lassen. Also was geschieht hier?

Dr. Meier hatte am 5.2.2022 zwei Rechnungen gestellt:

  • dr meier.c205.rechnung.125,00.$c317.#rekl.pdf
  • dr meier.c205.rezept.20,00.$c317.#rekl.pdf

Als ich am 17.3.2022 nicht übernommene Kosten reklamierte, speicherte ich dieses Dokument ab und hing die Arztrechnungen an. Ok, das macht man meistens nicht. Nehmen wir einfach an, es wäre so gewesen.

  • axa.c317@.reklamation dr meier.$c317.#rekl.pdf

Dies hier bedeutet also, dass am 17.3.2022 ein Brief an die Axa geschickt wurde. Das #rekl wird später bei der Suche schnell alle noch offenen Vorgänge finden lassen. Und durch das $c317 lassen sich alle zusammengehörigen Dokumente durch die Suche schnell finden.

In meinem Privatleben wäre es eher ungewöhnlich, mehrfach am gleichen Tag Dokumente mit Anlagen zu versenden. Dies ist eine Lösung für mein Privatleben.

Wenn es doch zu mehreren solchen Fällen kommen sollte, könnte man das Set-Tag modifizieren durch einen Folgebuchstaben: $c317a, $c317b usw.

Und wenn das auch nicht genügt, dann könnte man noch den Namen des Empfängers dazu setzen: $axa.c317. Oder von mir aus auch noch die Uhrzeit $c31715 für 15:00 Uhr.

Ich denke aber, dass ein Unternehmen, das solche Fälle in größerer Zahl am Tag bearbeitet, sicher groß genug sein wird, um auf eine eigene Software-Lösung zu setzen. Was ich hier darstelle, ist meine Lösung als Privatperson, die einen genauen Überblick hat, was sie alles an einem Tag rausschickt.

Aber selbst wenn das Set-Tag $c317 auf mehrere Briefe zutreffen würde – dann würde ich halt bei der Suche danach zwei Briefe mit den entsprechenden Anlagen finden. Gut, dann würde man mal kurz fluchen und zwei Minuten darauf verwenden, alles aufzudröseln. Aber die Welt würde dadurch nicht untergehen.

Vorteile dieses Systems

Ich verfolge mit meinem System drei Ziele:

  1. Ich möchte, dass es einfach ist. Ich gebe zu, es sieht unkonventionell aus, aber lässt kaum Raum zu Falschinterpretationen.

  2. Ich möchte, dass es auch mit Verschlüsselung funktioniert. Das ist gegeben.

  3. Ich möchte mit allem unkompliziert umziehen können. Sei es von macOS zu Windows oder von der Dropbox zur OneDrive oder sonstwohin. Auch das scheint mir gegeben zu sein.

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