Den Überblick behalten mit Todoist

Den Umgang mit Todoist kann man schnell erlernen. Solange man nur wenige Aufgaben darin speichert, gibt es kein Problem. Was aber, wenn wirklich die Post abgeht?

Ich bin sicher jemand, der Freude daran hat, sich auch mit komplexeren Funktionen wie Filtern und Projektstrukturen zu beschäftigen. Du findest auf dieser Seite mein aktuelles Vorgehen genau erklärt – einschließlich Filtercodes.

Die wortgetreue Übernahme meines Systems empfehle ich nicht, denn mein Leben funtioniert anders als deins und dementsprechend sind meine Anforderungen sicher auch andere. Aber inspirieren lassen kann man sich ja mal. Dabei wünsche ich viel Spaß.

Warnungen

Meine Lösung funktioniert nur mit der kostenpflichtigen Premium- oder Business-Version von Todoist.

Diese Anleitung ist wirklich nichts für Anfänger. Wenn du erst seit Kurzem mit Todoist arbeitest, sorge dafür, dass du zunächst einmal den Überlblick gewinnst. Wenn das geschafft ist und du Ideen zur Vorgehensweise suchst, wage dich langsam vor und versuche vielleicht zunächst die Arbeitsweise einzelner Filter zu verstehen.

DAS ALLERWICHTIGSTE – AUCH FÜR FORTGESCHRITTENE:
Was ist das Allerwichtigste? Natürlich, dass dir nichts verlorgen geht. Verlasse dich auf keine Filter, die du nicht verstehst und wage dich nur kleine Schritte vor. Ich weiß, wovon ich rede. Ein falsch konfiguriertes Filterchen verschluckt schnell mal einige Aufgaben. Wenn man sich darauf dann verlässt, kann das unschöne Auswirkungen haben.

Vorarbeiten für Lesefaule (lesen!)

Wenn du aus diesem Blogbeitrag nur einzelne Filter oder Teile meiner Lösung ausprobieren möchtest, solltest du vorher einige kurze Eingaben/Änderungen vornehmen. Alles wird später genau erklärt.

Wenn du die folgenden Dinge nicht erledigt haben solltest, läuft kein einziger Filter richtig. Das wäre sicher blöd. Darum hier zu Beginn ein Eingaben, deren Sinn dir nicht gleich einleuchten mag, die du aber schon mal machen solltest. Alles lässt sich auch sehr schnell wieder rückgängig machen.

1. Du legst ein Etikett an, dessen Name nur aus einem Punkt besteht: .
2. Du legst ein Projekt an, dessen Name nur aus einem Unterstrich besteht: _
3. In diesem Projekt legst du eine nicht zu erledigende Aufgabe an, deren Name nur aus einem Punkt besteht und die das Etikett mit dem Punkt zugewiesen bekommt. Das tust du mit der Eingabe: Sternchen, Leerzeichen, Punkt, Leerzeichen, @-Zeichen, Punkt, Leerzeichen. So müsste deine Eingabe aussehen: * . @.
4. Achte bei der Eingabe darauf, dass das @. als Etikett erkannt wird. Wenn das nicht automatisch geschehen sein sollte, lösche das @. wieder heraus und weise der gerade eingegebenen  Aufgabe das Etikett . manuell zu.

Das wars.

Anforderungen – was muss mein System leisten?

• Die Eingabe von Aufgaben soll möglichst einfach sein. Wenn ich vor dem Speichern einer neuen Aufgabe zu viel denken muss, lasse ich es und mein System verliert seine Zuverlässigkeit.
• Die Ausgabe soll so detailliert sein, dass ich auch in chaotischen Zeiten den Überblick behalte.
• Ich will auf einen Blick sehen, was ich heute tun muss.
• Ich will meinen Tag flexibel und schnell planen können.
• Wirklich wichtige Dinge möchte ich nicht in langen Listen suchen müssen.
• Die Termine der kommenden Tage möchte ich übersichtlich zusammengestellt bekommen.
• Wenn Aufgaben ein Fälligkeitsdatum haben, möchte ich solche Deadlines rechtzeitig sehen und verfolgen können.
• Mehrstufige Aufgaben möchte ich in Projekten strukturieren.
• Ideen möchte ich in Listen sammeln.
• Für Projekte und Listen soll es regelmäßige Reviews geben.
• Unwichtigere regelmäßige Aufgaben möchte ich auslagern, so dass sie mir den Blick auf das Wesentliche nicht verstellen, ich sie aber jederzeit abarbeiten kann.
• Außerdem möchte ich zumindest optional Privat- und Berufsleben trennen können.

Benennung meiner Ordnerstruktur

Aus den verschiedensten Gründen arbeite ich mit Sonderzeichen vor den wichtigsten Ordnern. Die Gründe liegen zum Teil darin, dass ich Aufgaben so schneller zuordnen kann – zum anderen Teil verwende ich diese Sonderzeichen in den Filtern.

• Lebensbereiche _BERUFLICH und _PRIVAT erhalten zu Beginn einen Unterstrich.
• Einzelaufgaben liegen im Ordner .AUFGABEN (mit Punkt davor).
• Projektaufgaben liegen im Ordner :PROJEKTE (Doppelpunkt davor) oder in Unterordnern davon.
• Listen (someday maybe) liegen im Ordner ;LISTEN (Semikolon davor) oder in Unterordnern davon.

Beispiel

• _BERUFLICH
  • .AUFGABEN
    
    • Ggf. Unterordner bei Spezialthemen
  • :PROJEKTE
    • Projekt 1
    • Projekt 2
  • ;LISTEN
    • Liste 1
    • Liste 2
• _PRIVAT (mit ähnlicher Struktur)

Wenn du mein System ausprobieren möchtest, wirst du nicht umhin kommen, dir wenigstens nach diesem Muster einen Testbereich anzulegen. Meine Filtercodes würden ohne diese Struktur nicht laufen. Und zum Ausprobieren mag es nicht jedem liegen, direkt in meinen Filter-Codes herumzuändern.

Welche Etiketten verwende ich?

Zur Strtukturierung meiner Aufgaben habe ich mir folgende Etiketten angelegt:

Etiketten zur Review

Komplexe Aufgaben drösele ich in Projekten in Einzelschritte auf und Ideen sammle ich in Listen. Projekte gehe ich wöchentlich und Listen monatlich durch.

@PROJEKT
Jedes Projekt beginnt mit einen wiederkehrenden Satz mit dem Projektnamen und diesem Etikett zur Projekt-Review.

@LISTE
Was ich Liste nenne, heißt bei GTD "someday maybe". Wie bei den Projekten markiert dieses Etikett einen Review-Satz, nur dass Listen von mir seltener durchgesehen werden.

Etiketten für Interaktionen

Interaktion bedeutet für mich: Ich habe jemanden zu kontaktieren.

@KLÄREN_MIT
Ich verzichte auf Filter wie @EMAIL oder @TELEFON, weil diese Kanäle in meinem Leben austauschbar sind. Mein Etikett @KLÄREN_MIT bedeutet, dass ich jemanden ansprechen muss.

@WARTEN_AUF
Meine Wiedervorlage – meistens verbunden mit einem Fälligkeitsdatum, zu dem ich bei der angegebenen Stelle nachfrage.

@AGENDA
Dinge, die zu einem bestimmten Termin/Event geklärt werden müssen. Wenn ich weiß, dass ich in einem Monat ein Seminar oder Meeting habe, während dem ich mit jemandem etwas besprechen muss, trage ich es unter dem Veranstaltungsdatum mit @AGENDA ein.

Sonstige Etiketten

@ROUTINE
Es gibt wiederkehrende Aufgaben die nicht furchtbar wichtig sind und daher auch mal verschoben werden können. Über dieses Etikett filtere ich sie aus den "wichtigen" Aufgaben heraus und zeige sie in einem extra Filter an.

@ORGANISIEREN
Manchmal findet man etwas in seiner Aufgabenliste, das in Einzelschritte zerlegt und als Projekt organisiert werden muss. Gewöhnlich hat man genau dann keine Zeit dazu. Mit diesem Etikett kann es markiert werden und nervt dann direkt vorne in der Heute-Ansicht, bis man sich seiner annimmt.

@ZIEL
Ich verwalte auch einige Ziele in Todoist, aber das würde hier zu weit führen. Zielsätze gehören nicht in meine Aufgabenliste und werden über dieses Etikett ausgefiltert.

Tipps und Tricks zu Beginn

Manchmal muss man die Regeln etwas biegen, um Todoist dahin zu bekommen, wo man es haben möchte.

Eigentlich gehört dieser Abschnitt an den Schluss. Dann versteht man aber die Filtercodes nicht, die gleich kommen. Also handeln wir es am Anfang ab.

Listenansicht erzwingen

Ich musste eine halbe Stunde über die Überschrift nachdenken, um etwas zu finden, was wirklich beschreibt, was ich tun will.

Todoist-Filter unterscheiden automatisch zwischen zwei Darstellungsweisen. Und wie alle Software, die glaubt mitdenken zu müssen, geht das gelegentlich schief.

Wenn ich in ein Filter Datumswerte auswirft (heute, 1 Woche, 1 Monat usw.), wählt Todoist eine Datumsansicht mit Unterteilungen für die einzelnen Tage. Das ist sehr hilfreich für die kommenden zwei Wochen. Es hilft mir aber wenig, wenn ich einfach eine Liste aller Sätze sehen will, die heute fällig oder überfällig sind. Hier macht Todoist Unterteilungen, die ich nicht haben möchte.

Nun gibt es einen Trick: Wenn unter den Datumswerten nur ein einziger Wert ist, der kein Datum enthält, verwendet Todoist bei der Ausgabe eine "normale" Liste. Also ohne Datum. Ich muss Todoist also in diesem Fall dazu bringen, einfach einen Satz mit auszuwerten, der kein Datum hat.

Wie löse ich das?

1. Ich habe ein Projekt _ (der Projektname ist nur ein Unterstrich, weil dies am unauffälligsten ist).
2. In diesem Projekt lege ich eine Aufgabe an, die nur aus einem Sternchen, einer Leerstelle und einem Punkt besteht: * .
3. Diesem Satz weise ich dann ein Etikett zu, das nur aus einem Punkt besteht: @.

Das Sternchen zu Beginn zeigt, dass es sich um eine nicht ausführbare Aufgabe handelt. Der Punkt ist das am wenigsten störende Zeichen, das ich gefunden habe – sowohl in der Aufgabe als auch im Filtercode. Man kann alles in einer Zeile eingeben. Das sieht dann so aus:

* . @.

Später kann man in Filterm nach dem Etikett @. auswerten. Dann wird der ensprechende Satz (der kein Datum haben darf) mit ausgewertet und Todoist verwendet die Listenansicht.

Meine Filter

Ich verwende eine Menge Filter und bin ein großer Fan davon

Mein gelber Filter – mein Tagesplan

Meinen Tag plane ich mit Prio 1+2 – das muss genügen. Dabei verändere ich nicht das Datum einzelner Aufgeben.

Prio 3 ist bereits belegt für meine Fälligkeiten und die nächsten Schritte in Projekten.

##_* & (p1  | p2) | @.

Rote Filter – heute zu erledigen

Meine roten Filter enthalten Aufgaben, die heute erledigt werden sollten. Blaue Filter dienen dem Überblick.

Meine FEHLER-Ansicht

Sonderbar, dass gleich zu Beginn einer Fehleransicht steht. Wenn man allerdings etwas falsch konfiguriert, ist es weg und kommt möglicherweise nie zurück. Darum lohnt es sich schon, auf ein paar Dinge zu achten. Außerdem erscheinen hier alle überfälligen Sätze. Die sollte man jeweils immer in den aktuellen Tag schieben, Macht ja keinen Sinn mit lange überfälligen Aufgaben zu arbeiten.

überfällig & !@ROUTINE & !@PROJEKT & ! @LISTE, 
@ORGANISIEREN, 
@PROJEKT & !wiederkehrend, 
@LISTE & !wiederkehrend

Meine Ansicht HEUTE

Ich verwende meine eigene Heute-Ansicht. Darin werden einige unwichtigere Aufgaben nicht angezeigt, sodass ich sofort den Überblick habe.

Unwichtigere Aufgaben wie Routinen, Wiedervorlagen, Ziele, und Reviews werden in dieser Ansicht ausgeblendet.

heute & !zugewiesen an:andere & !@PROJEKT & !@LISTE & !@ROUTINE & !@WARTEN_AUF &! @KLÄREN_MIT & !@ZIEL & !@AGENDA & ##_*

Meine Ansicht INTERAKTIONEN

Wenn es etwas zu klären gibt, sollte das zeitnah geschehen, weil sonst der entsprechende Arbeitsschritt langsam vor sich hindümpelt und niemals ferig wird. Ich sehe hier aber eine Abstufung zu den Dingen, die ich heute tun muss oder zur Kenntnis nehmen möchte. Darum habe ich solche zu klärenden Dinge INTERAKTION genannt und in diese gesonderte Ansicht ausgelagert.

Getting Things Done verwendet für Interaktionen ebenfalls ein @WARTEN_AUF zur Wiedervorlage. Und die Idee für ein Etikett @AGENDA für bei feststehenden Events/Seminaren zu einem bestimmten Datum an Dinge erinnert zu werden, die man dort fragen oder klären wollte.

Ungewöhnlich mag mein Etikett @KLÄREN_MIT sein. GTD schlägt hier etwas vor wie @email oder @telefon. Solche Etiketten verwende ich nicht, weil es in meinem Umfeld tatsächlich egal ist, welchen Kontaktweg ich wähle, um mit jemandem etwas zu klären. Hauptsache es wird geklärt.

@KLÄREN_MIT & (Kein Datum | heute) & ##_* & !zugewiesen an:andere | @., 
@WARTEN_AUF & (Kein Datum | heute) & ##_* & !zugewiesen an:andere | @., 
@AGENDA & (Kein Datum | heute) & ##_* & !zugewiesen an:andere | @.

Meine Ansicht ROUTINEN

Ich habe jede Menge Routineaufgaben definiert, die regelmäßig durchgeführt werden sollten. Dabei ist die einzelne Durchführung jeweils relativ unwichtig und kann auch mal einen oder zwei Tage aufgeschoben werden. Aber insgesamt halten mich meine @ROUTINEN wissenstechnisch auf Flughöhe.

Sicher bin ich nicht der Einzige, der gelegentlich Portale findet, die er sich doch eigentlich regelmäßig ansehen wollte. Total vergessen, richtig. Genau solche DInge lege ich mir als Routine an und schaue täglich oder alle paar Tage dort hinein.

@ROUTINE & !zugewiesen an:andere & (überfällig | heute) & ##_* | @.

Meine Ansicht REVIEW

Projekte und Listen müssen regelmäßig durchgesehen werden, ob sie noch aktuell sind und ob die nächsten Schritte festgelegt wurden. Sonst dümpeln sie vor sich hin und versanden.

@PROJEKT & !zugewiesen an:andere & (überfällig | heute) & ##_* | @.,
@LISTE & !zugewiesen an:andere & (überfällig | heute) & ##_* | @.

Blaue Filter – Überblick verschaffen

Während die roten Filter am Abend idealerweise abgearbeitet sein sollten, enthalten die blauen alle Aufgaben, die du erledigen könntest. Sie dienen also dem Überblick.

Meine Ansicht TERMINE

Da ich mir keinen Vorlauf für Fälligkeiten eintrage, ist dieser Filter sehr wichtig.

Ich sehe hier alle Aufgaben, die in der nächsten Woche auf mich zukommen (Prio 4). Für alle höheren Prioritäten sehe ich die Aufgaben bereits 6 Wochen im Voraus, denn eine Priorität bei Terminen bedeutet, dass hier Vorarbeiten zu leisten sind, die zum angegeben Datum abgeschlossen sein müssen.

Es ist also unbedingt nötig, täglich deine Terminansicht zu checken und zu schauen, was genau auf dich zurollt.

((42 Tage & !p4) | (8 Tage & p4)) & !@ROUTINE & !@PROJEKT & !@LISTE & !@WARTEN_AUF & !@KLÄREN_MIT & !zugewiesen an:andere & !wiederkehrend & ##_*

Meine Ansicht AUFGABEN

Hier finde ich eine Übersicht aller Einzelaufgaben, die heute erledigt werden könnten.

!zugewiesen an:andere & (überfällig | heute | Kein Datum) &!@AGENDA &!@ROUTINE & ##_*

Meine Ansicht PROJEKTE

Diese Ansicht ist zweigeteilt und etwas tricky.

Der obere Teil zeigt Kleinprojekte. Kleinprojekte sind bei mir mehrstufige Aufgaben, die aber in einem so kurzen Zeithorizont erledigt werden oder so unkompex sind, dass sie keiner Review bedürfen. Solche Kleinprojekte zeichnen sich aus durch einen führenden Satz mit Prio 3 im Ordner :PROJEKTE und darunter einigen Unteraufgaben.

Im unteren Teil stehen die "normalen" Projektaufgaben. Die stehen nicht im Ordner :PROJEKTE, sondern in einem von dessen Unterordnern. Weil mich hier nur die Aufgaben interessieren, die ich auch erledigten kann, habe ich Aufgaben mit den nächsten ausführbaren Schritten als Priorität 3 markiert. Während der Projekt-Reviews achte ich darauf, dass bei jedem Projekt die nächsten Schritte markiert sind.

#:* & !p4 & !zugewiesen an:andere & (überfällig | heute | Kein Datum) & ##_* | @.,

##:* & !#:* & !p4 & !zugewiesen an:andere & (überfällig | heute | Kein Datum) & ##_* & ! @PROJEKT & !@LISTE | @.

Ein paar erklärende Worte:

Mein übergeordneter Ordner :PROJEKTE hat einen Doppelpunkt vorangestellt, damit ich ihn einfach auswählen kann.

#:* findet nun alle Aufgaben innerhalb dieses Ordners.

##:* & !#:* findet alle Aufgaben der unter dem :PROJEKTE liegenden Ordner.

Meine Ansicht LISTEN

Mein Listenordner beginnt mit einem Semikolon und heißt ;LISTEN. Wieder gibt es zwei Ansichten, um einigermaßen den Überblick über diesen schnell ausartenden Bereich zu behalten.

Ich habe festgestellt, dass man nach einiger Zeit nicht mehr weiß, welche Listen man genau hatte. Außerdem gibt es keine schöne Möglichkeit, die Einträge nach der jeweiligen Liste auszugeben. Mit Filtern kann ich maximal eine Ansicht erstellen, die alle Ideen (someday maybe) aus allen Kategorien durcheinandergewürfelt auswirft. Das gefällt mir nicht.

Darum ist diese Ansicht zweigeteilt. Im oberen Teil findet man alles, was man unter dem Hauptordner ;LISTEN eingetragen hat. Also Ideen ohne genaue Zuordnung. Dann folgt ein zweiter Abschnitt, der keine Einträge mehr enthält, sondern nur noch einen Überblick über alle vorhandenen Einzellisten schafft. Es bleibt einem dann nichts anderes übrig, als diese Listen bei Bedarf dann einzeln aufzurufen. Da es sich ohnehin hauptsächlich um eher unkonkrete Ideen oder Vorhaben ohne Zeitdruck handelt, ist das zu verkraften.

#;* | (##;* & !p4) & Kein Datum & ##_*,

@LISTE & ##_*

Und fertig mit Todoist

So. Ich bedanke mich herzlich für die Aufmerksamkeit. Es ist nicht selbstverständlich, dass jemand hier unten ankommt :)

Einfach ist mein System sicher nicht und bevor du alles kopierst, solltest du wissen, dass es wie alles im Leben im Fluss ist. Ich passe es seit Jahren meinen Begebenheiten an und habe es mir natürlich nicht schnell mal in einer halben Stunde ausgedacht.

Der Nachteil meines Systems ist: Es ist fett und kompliziert aufzusetzen. Und wahrscheinlich kaum kopierbar. Darum lass dich inspirieren und zwinge dich nicht dazu, etwas zu verwenden, nur weil ich oder andere es tun.

Vorteile:

• Das Einpflegen neuer Aufgaben geht schnell und einfach.
• Es kann wenig daneben gehen.
• Und man behält den Überblick, auch wenn es hart kommt. Ich weiß, wovon ich rede. Im letzten Jahr bin ich wegen Krankheit mit noch einer Woche Urlaub für insgesamt vier Wochen am Stück ausgefallen. Einem solchen Druck muss mein System standhalten und dabei benahm es sich ganz gut.

Viel Spaß und Erfolg beim Herumprobieren!